In de complexe wereld van de internationale handel zijn duidelijkheid en precisie bij het definiëren van de verantwoordelijkheden van kopers en verkopers essentieel om transacties soepel te laten verlopen. Dit is waar de Incoterms-regels een rol gaan spelen. Ontwikkeld en onderhouden door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC), zijn Incoterms of International Commercial Terms een reeks gestandaardiseerde termen die wereldwijd worden gebruikt om de rollen, verantwoordelijkheden en risico's te definiëren van partijen die betrokken zijn bij de internationale handel. Incoterms bieden een universele reeks regels en richtlijnen die de handel helpen vergemakkelijken.
In wezen bieden ze een gemeenschappelijke taal die handelaren kunnen gebruiken om de voorwaarden voor hun transacties vast te stellen. Kopers en verkopers kunnen Incoterms gebruiken bij een verscheidenheid aan activiteiten die nodig zijn om zaken te doen. Partijen die betrokken zijn bij de binnenlandse en internationale handel gebruiken Incoterms gewoonlijk als een soort afkorting om elkaar en de exacte voorwaarden van hun zakelijke afspraken te helpen begrijpen. Sommige Incoterms zijn van toepassing op elk vervoermiddel, terwijl andere strikt gelden voor vervoer over water.
Geschiedenis van Incoterms
Incoterms, een afkorting van International Commercial Terms, werden voor het eerst geïntroduceerd in 1936 door het ICC om de dubbelzinnigheden en misverstanden in de internationale handel aan te pakken, veroorzaakt door verschillende interpretaties van handelstermen. Deze regels zijn in de loop der jaren verschillende keren bijgewerkt om gelijke tred te houden met het veranderende mondiale handelslandschap. Omdat het ICC een genetwerkte bedrijfsorganisatie is, wordt het gezien als een organisatie met ongeëvenaarde expertise in het opstellen van regels om de internationale handel te sturen. Hoewel de naleving van de Incoterms vrijwillig is, worden de door de ICC vastgestelde regels vaak door kopers en verkopers gebruikt als een vast onderdeel van handelstransacties.
Doel van de Incoterms-regels
Het primaire doel van de Incoterms-regels is het vergemakkelijken van de internationale handel door kopers en verkopers een gemeenschappelijke taal en raamwerk te bieden. Dit bereiken zij door:
A. Verantwoordelijkheden verduidelijken
Incoterms definiëren de verantwoordelijkheden van exporteurs en importeurs bij het regelen van verzendingen en de overdracht van aansprakelijkheid in verschillende fasen van de transactie. Ze definiëren wie verantwoordelijk is voor verschillende aspecten van de transactie, zoals transport, verzekering en douaneafhandeling, waardoor het voor beide partijen duidelijk is.
B. Het verminderen van geschillen
Door de verantwoordelijkheden te specificeren, helpen de Incoterms-regels de kans op misverstanden en geschillen te verminderen, wat kostbaar en tijdrovend kan zijn. De Incoterms-regels, een reeks drieletterige handelsvoorwaarden die verband houden met gebruikelijke contractuele verkooppraktijken, zijn in de eerste plaats bedoeld om de taken, kosten en risico's die gepaard gaan met het mondiale of internationale transport en de levering van goederen duidelijk te communiceren. Ze worden veel gebruikt bij internationale handelstransacties of aanbestedingsprocessen en het gebruik ervan wordt aangemoedigd door handelsraden, rechtbanken en internationale advocaten.
C. Risicoverdeling
Deze regels verdelen de risico's tussen kopers en verkopers en zorgen ervoor dat beide partijen hun aansprakelijkheden begrijpen in geval van verlies of schade aan de goederen tijdens het transport. Incoterms informeren verkoopcontracten waarin de respectieve verplichtingen, kosten en risico's worden vastgelegd die betrokken zijn bij de levering van goederen van de verkoper aan de koper, maar zij sluiten zelf geen contract, bepalen de te betalen prijs, valuta- of kredietvoorwaarden, regelen het contractenrecht of bepalen waar eigendom van goederenoverdrachten.
D. Standaardisatie
Incoterms-regels worden universeel erkend en geaccepteerd, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker wordt om deel te nemen aan internationale handel. De Incoterms-regels worden door overheden, juridische autoriteiten en praktijkmensen wereldwijd geaccepteerd voor de interpretatie van de meest gebruikte termen in de internationale handel. Ze zijn bedoeld om de onzekerheden die voortkomen uit de verschillende interpretaties van de regels in verschillende landen te verminderen of geheel weg te nemen. Als zodanig worden ze wereldwijd regelmatig opgenomen in verkoopcontracten.
Gedefinieerde termen in Incoterms
Er zijn bepaalde termen die een speciale betekenis hebben binnen Incoterms, en enkele van de belangrijkste worden hieronder gedefinieerd:
- Levering: het punt in de transactie waarop het risico van verlies of beschadiging van de goederen wordt overgedragen van de verkoper op de koper.
- Aankomst: het punt genoemd in de Incoterm waarheen vervoer is betaald.
- Gratis: De verkoper is verplicht de goederen op een afgesproken plaats af te leveren voor overdracht aan een vervoerder.
- Vervoerder: Iedere persoon die zich bij een vervoerovereenkomst ertoe verbindt vervoer per spoor, over de weg, door de lucht, over zee, over de binnenwateren of door een combinatie van dergelijke vervoerswijzen te verrichten of te laten verrichten.
- Expediteur: Een bedrijf dat verzendafspraken maakt of daarbij helpt.
- Terminal: Elke plaats, al dan niet overdekt, zoals een haven, magazijn, containerterrein of weg-, spoor- of luchtvrachtterminal.
- Om in te klaren voor export: Om de exportaangifte van de verzender in te dienen en een exportvergunning te verkrijgen.
Incoterms regels
Incoterms-regels zijn onderverdeeld in verschillende groepen op basis van de vervoerswijze. De twee belangrijkste groepen zijn: regels voor elke vervoerswijze, en regels voor vervoer over zee en over de binnenwateren.
Regels voor elk vervoermiddel
Elke Incoterms-regel specificeert een duidelijk punt waarop het risico en de verantwoordelijkheid overgaan van de verkoper naar de koper, zodat beide partijen een wederzijds begrip hebben van hun verplichtingen bij internationale handelstransacties.
A. EXW – Af fabriek
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper stelt de goederen ter beschikking in zijn pand of op een andere genoemde plaats. Zij zijn niet verantwoordelijk voor het laden van de goederen in een voertuig, het inklaren van de exportdouane of het transport naar de bestemming.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper draagt vanaf dit moment alle kosten en risico's. Zij moeten het transport, de verzekering, de inklaring bij invoer en eventuele extra kosten regelen en betalen.
B. FCA – Gratis vervoerder
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper is verantwoordelijk voor het afleveren van de goederen op een genoemde plaats (meestal zijn bedrijfspand of een andere locatie) of bij een door de koper aangewezen vervoerder. Zij zijn verantwoordelijk voor de inklaring bij de export.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper neemt de verantwoordelijkheid voor het transport, het lossen en de douane-inklaring bij invoer. Het risico gaat over van verkoper op koper bij levering aan de vervoerder.
C. CPT – Vervoer betaald tot
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper is verantwoordelijk voor het afleveren van de goederen op een genoemde bestemming, meestal op het terrein van de koper of op een transportknooppunt. Zij zijn verantwoordelijk voor de inklaring bij de export.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper neemt de verantwoordelijkheid voor het risico en de verzekering zodra de goederen bij de herkomst bij de vervoerder zijn afgeleverd. De koper is verantwoordelijk voor de douane-inklaring bij invoer.
D. CIP – Vervoer en verzekering betaald aan
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper levert de goederen af op een genoemde bestemming en is verantwoordelijk voor de inklaring bij de export. De verkoper regelt en betaalt ook de verzekering die de goederen tijdens het transport dekt.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper neemt het risico op zich bij levering aan de vervoerder op de plaats van herkomst. De koper is verantwoordelijk voor de douane-inklaring bij invoer.
e. DAP – afgeleverd op plaats
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper is verantwoordelijk voor het leveren van de goederen op een genoemde plaats in het land van bestemming. De verkoper is ook verantwoordelijk voor de inklaring bij de export.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper neemt de verantwoordelijkheid voor het lossen van de goederen, de douane-inklaring bij invoer en eventueel verder transport. Bij levering gaat het risico over van verkoper op koper.
F. DPU – Geleverd op een onbeladen plaats
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper levert de goederen af op een genoemde plaats in het land van bestemming en is verantwoordelijk voor de inklaring bij de export. De verkoper draagt eveneens de kosten en het risico van het lossen.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper neemt het over zodra de goederen zijn gelost, en regelt de douaneafhandeling en eventueel verder transport.
G. DDP – Delivered Duty Paid
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper is verantwoordelijk voor het leveren van de goederen op een genoemde bestemming in het land van de koper. Dit omvat al het transport, de douaneafhandeling en de betaling van invoerrechten en belastingen.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper hoeft de goederen alleen op de plaats van bestemming in ontvangst te nemen. De verkoper draagt alle kosten, risico's en verantwoordelijkheden.
Regels voor vervoer over zee en over de binnenwateren
Elke Incoterms-regel specificeert een duidelijk punt waarop het risico en de verantwoordelijkheid overgaan van de verkoper naar de koper, zodat beide partijen een wederzijds begrip hebben van hun verplichtingen bij internationale handelstransacties.
A. FAS – Gratis langszij schip
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper levert de goederen langszij het schip af in een genoemde exporthaven. Zij zijn verantwoordelijk voor de inklaring bij de export.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper neemt de verantwoordelijkheid op zich zodra de goederen zich langszij het schip bevinden, inclusief laden, transport en inklaring bij invoer. Risico-overdracht aan de scheepszijde.
B. FOB – Gratis aan boord
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper levert de goederen aan boord van het schip in een genoemde exporthaven en verzorgt de inklaring bij de export.
- Verantwoordelijkheid van de koper: De koper neemt het risico op zich zodra de goederen aan boord zijn. Zij zijn verantwoordelijk voor het lossen, transporteren en inklaren bij de douane.
C. CFR – Kosten en vracht
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper is verantwoordelijk voor het afleveren van de goederen aan boord van het schip in een genoemde exporthaven, inclusief de douane-inklaring bij de export en de betaling van vrachtkosten.
- Verantwoordelijkheid koper: De koper neemt het risico over zodra de goederen aan boord zijn. Zij zijn verantwoordelijk voor het lossen, het verdere transport en de inklaring bij de import.
D. CIF – Kosten, verzekering en vracht
- Verantwoordelijkheid van de verkoper: De verkoper levert de goederen aan boord van het schip in een genoemde exporthaven, regelt het transport, betaalt de vrachtkosten en zorgt voor een verzekering die de goederen tijdens het transport dekt.
- Verantwoordelijkheid koper: De koper neemt het risico over zodra de goederen aan boord zijn. Zij zijn verantwoordelijk voor het lossen, het verdere transport en de inklaring bij de import.
Hoe u de juiste Incoterms-regel kiest
Het selecteren van de juiste Incoterms-regel voor uw internationale transactie is cruciaal. Houd rekening met de volgende factoren bij het nemen van uw beslissing.
- Aard van de goederen: Voor bepaalde soorten goederen zijn verschillende regels geschikter. Voor bederfelijke of breekbare goederen kan een uitgebreidere betrokkenheid van de verkoper nodig zijn, terwijl minder gevoelige producten een meer afstandelijke aanpak mogelijk maken.
- Vervoerswijze: De keuze voor de Incoterms-regel hangt af van de wijze van vervoer. Als goederen bijvoorbeeld over zee worden vervoerd, moet rekening worden gehouden met de regels van Groep F.
- Logistieke capaciteiten: Beoordeel uw logistieke capaciteiten en bepaal of u bepaalde verantwoordelijkheden aankunt, zoals inklaring of verzekering.
- Risicotolerantie: Evalueer uw risicotolerantie. Sommige regels dragen het risico eerder in het verzendproces over, terwijl andere het later overdragen.
- Kostenoverwegingen: houd rekening met de kosten die aan elke regel zijn verbonden, inclusief transport-, verzekerings- en andere kosten.
Veel voorkomende valkuilen en best practices
Om succesvolle internationale handelstransacties te garanderen, is het essentieel om op de hoogte te zijn van veelvoorkomende valkuilen en de beste praktijken te volgen.
- Onvolledige of onjuiste documentatie: Nauwkeurige en volledige documentatie is cruciaal voor een vlotte douaneafhandeling. Zorg ervoor dat alle benodigde documenten in orde zijn.
- Het niet begrijpen van de lokale regelgeving: Maak uzelf vertrouwd met de regelgeving en vereisten van zowel de exporterende als de importerende landen.
- Onjuist risicobeheer: Begrijp de risico's die betrokken zijn bij de door u gekozen Incoterms-regel en neem passende maatregelen om deze te beheren en te beperken.
- Het niet duidelijk communiceren: Effectieve communicatie tussen koper en verkoper is van cruciaal belang. Bespreek de verantwoordelijkheden en verwachtingen in detail voordat u de transactie afrondt.
- Gebrek aan verzekering: Zorg voor een adequate verzekeringsdekking voor de goederen tijdens het transport, ter bescherming tegen onvoorziene gebeurtenissen.
Conclusie
Incoterms-regels spelen een cruciale rol in de internationale handel door een gestandaardiseerd raamwerk te bieden voor het definiëren van verantwoordelijkheden en risico's. Door deze regels te begrijpen en de juiste voor uw transacties te kiezen, kunt u geschillen minimaliseren, processen stroomlijnen en de succesvolle uitvoering van uw internationale handelsovereenkomsten garanderen. Houd er rekening mee dat door op de hoogte te blijven van de laatste herzieningen en indien nodig professionele begeleiding te zoeken, uw internationale handelsexpertise verder kan worden vergroot.