Treballar des de casa s'ha convertit en una tendència popular. I alguns de nosaltres gaudim de la flexibilitat i ens resulta molt més fàcil fer les nostres tasques a casa. Penseu-hi: no hi ha desplaçaments d'una hora, ni un armari complicat i sí, el pijama. Però, alguns altres lluiten per evitar qualsevol distracció i mantenir la seva productivitat. Bé, tant si sou aficionats a treballar des de casa com si no, hi ha un dels majors reptes que sempre us enfronteu quan intenteu assolir els vostres objectius individuals o grupals: la comunicació ineficaç.
Quan es treballa des de casa, la comunicació pot ser una font important de frustració, especialment per a molts treballadors a distància per primera vegada. Això té sentit, però. Quan no estem a la ubicació exacta, cal un esforç addicional per assegurar-nos que el nostre equip estigui en la mateixa pàgina i que encara estem compromesos. Aquest article s'endinsarà en algunes maneres útils i útils de mantenir la comunicació sense problemes quan es treballa des de casa.
Per què la comunicació és crucial quan es treballa des de casa?
Treballar des de casa significa que no hi ha xerrades de pausa per al cafè i moments més frescs. A més, sense contacte cara a cara, pot ser bastant difícil mantenir-se en contacte i posar-se al dia. Per tant, no hauria d'estranyar que la col·laboració i la comunicació siguin el principal repte dels empleats quan es tracta de treballar des de casa. La comunicació és una habilitat crítica en qualsevol entorn. Sempre és millor mantenir-se connectat i generar confiança amb els companys de feina.
I amb aquesta connexió forta i la creació de confiança, podeu fer la vostra feina de manera més eficient i maximitzar la productivitat de l'equip. Això no és tot. Una comunicació eficaç quan treballeu des de casa pot fer molt més que ajudar-vos a vosaltres i al vostre equip a fer projectes sense problemes. També et fa sentir com una part integral del teu equip, ajudant-te a reforçar el teu sentit de pertinença perquè et sentis menys sol i mantinguis compromès.
Per a qualsevol persona que treballi dins d'una organització, heu de saber que un dels aspectes més satisfactoris i gratificants de la vostra feina és saber que sou una part integral del negoci, saber que us estimem, us valorem, us estimeu i us estimem. Quan els empleats se senten valorats i aconsegueixen les seves tasques sense cap obstacle, poden millorar ràpidament la seva productivitat i crear un equip d'alt rendiment, la qual cosa és clau per fer créixer un negoci amb èxit. La pregunta del milió de dòlars és: com crear i mantenir una comunicació eficaç quan esteu a quilòmetres de distància dels vostres companys?
En què es diferencia la comunicació remota de la comunicació en persona?
La comunicació en l'entorn de treball des de casa (WFH) té com a objectiu connectar els empleats que operen des de diverses ubicacions. Molt sovint, es basa en la tecnologia per salvar la distància. Dit això, la comunicació remota encara fa que les converses entre els empleats siguin menys personals i anticipatives. A més, no hi ha signes verbals ni llenguatge corporal que us puguin dificultar avaluar les respostes o reaccions del vostre company.
Això fa que parlar amb els teus companys en persona sigui molt més fàcil en comparació amb això. Com que hi ha més límits per transmetre els missatges mitjançant la comunicació remota, sovint la informació vital no es transmet amb precisió. Fa que les discussions de vegades puguin augmentar ràpidament en interpretacions errònies i malentesos. Aquesta és probablement la raó per la qual la comunicació remota es considera el repte més gran per a la majoria dels empleats quan es tracta de treballar des de casa.
Per tant, és molt més que la tecnologia que fem servir. La comunicació remota també requereix que tots els membres de l'equip siguin precisos, pacients, professionals, curosos i empàtics per transmetre el missatge amb precisió. En altres paraules, la comunicació remota requereix un esforç addicional per fer-la funcionar millor.
Guia per a una comunicació eficaç quan es treballa des de casa
Es pot dir que treballar des de casa és un exercici de comunicació per a tothom. Cada empleat ha de comunicar-se per entendre totes les seves expectatives laborals, com coordinar la feina a fer i fins i tot quant de temps estaran aplicades les mesures de treball des de casa. La comunicació pot ser un repte. Però, tenim alguns consells útils per millorar la vostra comunicació interna quan treballeu des de casa.
1. Definir objectius, expectatives i límits
Treballar des de casa està ple de sorpreses i incerteses sobre el que s'espera. No hi ha un horari de treball rígid, i és gairebé impossible que tots els membres de l'equip tinguin les mateixes hores de rutina o productives exactes. Per tant, és crucial definir i entendre els objectius i les expectatives de l'equip i establir límits. Assegureu-vos que vosaltres i el vostre equip entengueu els horaris i les prioritats de treball dels altres. Sempre és millor comunicar les vostres hores productives, de manera que el vostre equip entengui quan contactar amb vosaltres i espere respostes en temps real.
A més, podeu utilitzar una eina de calendari per agilitzar tots els horaris per obtenir una productivitat òptima. En aquest cas, també cal parar més atenció a les diferents zones horàries. Per exemple, quan treballeu en un equip distribuït en una organització o empresa internacional, vosaltres i els vostres companys podríeu treballar en zones horàries diferents. A més, comunicar com funciona l'equip i quins canals utilitza l'equip pot ajudar a millorar l'experiència d'un equip amb la FMH.
Per exemple, quan s'ha d'utilitzar una videotrucada i amb quina freqüència ens hem de comunicar? Quan tingueu nous empleats, podeu proporcionar-los vídeos de formació o vídeos explicatius breus per ajudar-los a obtenir una visió sòlida de la vostra cultura de l'empresa, equip remot, entorn de treball remot i molt més. Una política sòlida de comunicació a distància pot reduir l'estrès i la mala comunicació. Per no dir que també ajuda a la vostra empresa a reduir les despeses generals de tecnologia i infraestructura innecessàries.
2. Aprofitar les eines de comunicació
Gràcies a Internet i al creixement avançat de la tecnologia. Hi ha un munt d'eines de comunicació per ajudar-vos a connectar amb el vostre equip amb uns quants clics. A més, t'ofereixen funcions que poden fer que la comunicació sigui molt més fàcil i menys estressant. Però, cal recordar que totes les eines de comunicació inclouen les seves notificacions.
Per tant, significa més eines de comunicació que utilitzeu, més sorolls. I amb tots aquests sorolls, és fàcil que et sentis aclaparat i cremat. En altres paraules, massa eines de comunicació et poden estressar. Per tant, alleujar-ho. És fonamental no utilitzar massa eines per a la mateixa finalitat. Intenta cenyir-te a una eina de comunicació sempre que sigui possible. Només cal que sigui un mínim.
Els directius de l'empresa han de conèixer les preferències dels seus empleats. Per exemple, potser alguns empleats prefereixen el xat instantani que sigui més personal, mentre que altres prefereixen la funció de missatgeria dins del programari de gestió de projectes. Així, el gerent pot decidir quines eines de comunicació prefereixen i els agrada més utilitzar els seus empleats.
Mentrestant, també podeu plantejar-vos esbrinar a qui li agrada què, assumir bones intencions i després intentar comunicar-vos d'una manera que s'ajusti a les seves necessitats. També és possible que vulgueu considerar dedicar-vos el temps que necessiteu per confirmar la vostra comprensió clara de tot el que es diu al missatge que envieu. Pot semblar una feina esgotadora, però aquest mètode us pot garantir que obtingueu una resposta ràpida i diàlegs de conversa més precisos amb els vostres companys.
3. Recordeu les tres C crucials
Quan es tracta d'una comunicació eficaç, és millor que us atengueu a les Tres C: clar, coherent i concis. Es pot dir que la comunicació remota precisa i eficaç no comença amb tecnologia o eines avançades. Comença per la qualitat del missatge en si. Les comunicacions clares han de ser concises i directes al granet.
Heu d'assegurar-vos que el receptor o els vostres companys entenguin el seu propòsit perquè puguin donar respostes i accions precises. Els missatges senzills i directes també poden reduir el temps perdut per aclarir i explicar el significat real. Aquests són alguns dels punts més crucials als quals hauríeu de prestar atenció quan elaboreu el vostre missatge abans d'enviar-los als vostres companys:
- Apunta a frases curtes i directes.
- Proporcioneu un context.
- Què necessites i què esperes del missatge que enviaràs?
- Què, si és que els demanes que facin?
- Enllaç a altra informació important relacionada amb l'assumpte.
- Incloeu una recomanació o suggeriment (si cal).
- Tingueu en compte especialment el to del vostre missatge.
Per descomptat, cal un esforç addicional per perfeccionar les vostres habilitats per escriure missatges. Tanmateix, és crucial tenir cura de no semblar massa agressiu o, per contra, massa vague amb el vostre missatge.
4. Feu registres regulars
Treballar des de casa us fa menys capaç de captar indicis socials específics que quan treballeu a l'oficina i compartiu el mateix espai de treball amb els vostres companys. Hi ha una disminució del coneixement mutu, i és molt més fàcil que tinguis menys probabilitats de donar el benefici del dubte als teus companys.
És important establir registres periòdics a hores previsibles cada setmana per construir constantment un coneixement mutu i posar-se al dia. Aquests registres periòdics també us permeten donar comentaris o plantejar dubtes i preguntes que pugueu tenir amb els vostres llocs de treball o fins i tot amb la direcció. També és una manera eficaç de reduir els malentesos al llarg del camí.
5. Digues no a la hiperconnectivitat
Això encara està relacionat amb el punt anterior. La vostra empresa pot intentar mantenir-vos informats contínuament a vosaltres i als companys. Mentrestant, en aquesta era d'actualitzacions contínues i tecnologies sempre en funcionament, tu i el teu equip t'esforcem per no perdre't ni una sola informació i estar al dia els uns amb els altres. Tanmateix, només perquè tu i el teu equip necessites estar connectats quan treballes de forma remota des de casa, no vol dir que hagis de comunicar-te i parlar amb ells les 24 hores del dia. Això pot provocar una sobrecàrrega de comunicació.
Massa reunions virtuals sense sentit i un nombre excessiu de missatges instantanis, notificacions interminables i alertes sobre eines de comunicació poden matar la vostra productivitat i esgotar la vostra energia més ràpidament. La sobrecàrrega de comunicació pot fer més mal que bé. Perds temps, atenció i energia en informació i interaccions innecessàries. Et manté ocupat, de fet, però produeix poc valor. Per descomptat, heu de donar-vos a vosaltres mateixos i als vostres companys un espai de respiració mental per ajudar-los a mantenir la seva atenció en tasques més crítiques.
6. No us oblideu de participar també en una xerrada informal
No utilitzeu les eines de comunicació només per a converses relacionades amb la feina. Bé, per descomptat, les xerrades relacionades amb la feina sempre tindran un paper crucial en el rendiment laboral i ocuparan la major part de la vostra comunicació del dia. Dit això, també és important tenir una xerrada amistosa i informal, com el que sol fer davant de la nevera d'aigua a l'hora de la pausa per al cafè o el dinar.
Les comunicacions més informals i informals són ideals per establir una connexió sòlida entre tu i els teus companys. Això, al seu torn, pot ajudar a millorar les relacions de l'equip al llarg del temps. Al cap i a la fi, quan sentiu que vosaltres i els vostres companys us coneixeu cada cop més, seria molt més fàcil i emocionant treballar junts, oi? Per tant, la comunicació amb els teus companys no sempre ha de ser relacionada amb la feina.
Per exemple, podeu demanar a l'empresa que creï una plataforma o eina com a canal de xat per mantenir una conversa informal. Dit això, has de recordar quan pots anar de manera casual i quan has de prendre la conversa de manera més professional. També podeu demanar a la vostra empresa que organitzi activitats periòdiques divertides de creació d'equips per assegurar-vos que tots els equips es mantinguin compromesos i connectats d'una manera amigable.
Reflexions finals
Un dels reptes amb què es troben els empleats quan treballen des de casa és la manca d'interacció cara a cara. Tots els treballadors remots poden admetre que treballar des de casa elimina qualsevol interacció humana i emocions del lloc de treball. Com a resultat, els fa sentir-se sols i fins i tot de vegades aïllats. Sense oblidar que treballar des de casa també canvia la manera com es comuniquen i mantenen relacions significatives amb els seus companys.
Vostè i el seu equip heu de ser més proactius per crear converses per assegurar-vos que esteu a la mateixa pàgina en tots els projectes. No importa quants quilòmetres estigueu separats l'un de l'altre. Amb la guia ràpida anterior, ara hauríeu de poder entendre què heu d'aportar vosaltres i el vostre equip per crear i mantenir una comunicació eficaç quan treballeu des de casa.
