വാങ്ങുന്നയാൾക്ക് ഒരു വിതരണക്കാരൻ നൽകുന്ന ഒരു രേഖയാണ് ഇൻവോയ്സ്. ചരക്കുകളുടെയോ സേവനങ്ങളുടെയോ വിലകളും അളവുകളും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ജിഎസ്ടി ഇൻവോയ്സ് ഒന്നുതന്നെയാണ്, എന്നാൽ ജിഎസ്ടിക്ക് കീഴിൽ, വിൽപ്പനക്കാരൻ വാങ്ങുന്നയാളുടെ ഇൻവോയ്സുമായി ഇൻവോയ്സുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം, അല്ലെങ്കിൽ വിൽപ്പനക്കാരൻ ജിഎസ്ടിക്ക് അനുസൃതമായിരിക്കില്ല. ജിഎസ്ടി വന്നതോടെ, പല പരോക്ഷ നികുതികളും ഒറ്റ നികുതിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തി. മുൻ നികുതി സമ്പ്രദായവുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തുമ്പോൾ ഇത് കൂടുതൽ സുതാര്യതയും സൃഷ്ടിച്ചു. നികുതി സമ്പ്രദായത്തിൽ സുതാര്യത സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള നിരവധി നിയമങ്ങളിൽ ഒന്ന് ശരിയായ ഇൻവോയ്സിംഗ് ആണ്.
ഒരു വിൽപ്പനക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സ് വിൽക്കുന്ന ഉൽപ്പന്നത്തിന് ഉപഭോക്താവിന്റേതുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം. ജിഎസ്ടി പാലിക്കൽ ഇൻവോയ്സ് തയ്യാറാക്കാൻ വ്യത്യസ്ത ഫോർമാറ്റുകളും വഴികളും ഉണ്ട്. ഇൻവോയ്സിംഗ് പരിചയമുള്ള വിതരണക്കാർക്ക് എക്സലിൽ ഒരു ജി.എസ്.ടി. ജിഎസ്ടി അനുസൃതമായി മാറുന്നതിന് വ്യത്യസ്ത വശങ്ങളുണ്ട്, ശരിയായ ഇൻവോയ്സിംഗ് അതിന്റെ ഒരു പ്രധാന ഭാഗമാണ്.
1. ഇൻവോയ്സ് നിയമങ്ങൾ
ഒരു ഇൻവോയ്സിനായി നിർദ്ദിഷ്ട ഫോർമാറ്റ് ഇല്ല, എന്നാൽ നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് ജിഎസ്ടി കംപ്ലയിന്റ് ചെയ്യുന്നതിന് ആവശ്യമായ പോയിന്റുകൾ നിങ്ങൾ പരാമർശിക്കേണ്ടതുണ്ട്. നികുതി ഈടാക്കാനും ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റിൽ കടന്നുപോകാനും നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് നൽകിയിട്ടുണ്ട്. സ്വീകർത്താവ് രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ, ചരക്കുകളുടെയോ സേവനങ്ങളുടെയോ ആകെ മൂല്യം 50,000 രൂപയിൽ കൂടുതലാണെങ്കിൽ, ഇൻവോയ്സിൽ സ്വീകർത്താവിന്റെ പേരും വിലാസവും സ്റ്റേറ്റ് പേരും സ്റ്റേറ്റ് കോഡും ഉള്ള ഡെലിവറി വിലാസവും സൂചിപ്പിക്കണം. മറ്റേതെങ്കിലും സാഹചര്യങ്ങളിൽ, നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സിൽ ആവശ്യമായ ഫീൽഡുകൾ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം.
- ഇൻവോയ്സ് നമ്പറും തീയതിയും കൃത്യമായിരിക്കണം.
- ഇൻവോയ്സിൽ പേരുള്ള ഒരു ഉപഭോക്താവ് ഉണ്ടായിരിക്കണം.
- ഷിപ്പിംഗ്, ബില്ലിംഗ് വിലാസങ്ങൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള പൂർണ്ണമായ വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം.
- ഉപഭോക്താവും നികുതിദായകനും രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഇൻവോയ്സിൽ രണ്ടിന്റെയും GSTIN ഉണ്ടായിരിക്കണം.
- CGST, SCST, IGST എന്നിവയുടെ നിരക്കും തുകയും നിങ്ങൾ സൂചിപ്പിക്കണം.
- ഇൻവോയ്സിൽ നികുതി ചുമത്താവുന്ന മൂല്യങ്ങളും കിഴിവുകളും ഉൾപ്പെടുത്തണം.
- SAC കോഡ് (സർവീസ് അക്കൗണ്ടിംഗ് കോഡ്), HSC കോഡ് (Harmonized System of Nomenclature Codes).
- മൊത്തം മൂല്യം, അളവ്, വിവരണം മുതലായവ പോലുള്ള ചരക്കുകളുടെയോ സേവനങ്ങളുടെയോ പൂർണ്ണമായ വിശദാംശങ്ങൾ.
- റിവേഴ്സ് ചാർജ് അടിസ്ഥാനത്തിലാണോ GST നൽകേണ്ടത്.
- വിതരണക്കാരന്റെ ഒപ്പ്.
2. ഇൻവോയ്സ് സമയ പരിധി
ഒരു ഇൻവോയ്സ് നൽകുന്നതിന് ഒരു സമയ പരിധിയുണ്ട്, അത് വ്യത്യസ്ത ഘടകങ്ങളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. ചരക്കുകളുടെ സമയ പരിധി സേവനങ്ങളുടെ സമയ പരിധിയേക്കാൾ വ്യത്യസ്തമാണ്.
- വിതരണം ചെയ്യുന്ന ചരക്കുകൾ നികുതി വിധേയമാണെങ്കിൽ, അത് ചരക്ക് നീക്കവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണെങ്കിൽ, സാധനങ്ങൾ വിതരണം ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പോ സമയത്തോ ഒരു ഇൻവോയ്സ് നൽകണം.
- ചരക്കുകളുടെ വിതരണം നികുതി വിധേയമാണെങ്കിൽ ഉപഭോക്താവിന് ഡെലിവറി സമയത്ത് ഒരു ഇൻവോയ്സ് നൽകണം, അതിൽ ചരക്കുകളുടെ ചലനം ഉൾപ്പെടുന്നില്ല.
- സേവനങ്ങളുടെ സംഭരണം മുതൽ പരമാവധി 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ നികുതി നൽകേണ്ട സേവനങ്ങൾക്കായി സേവന വിതരണത്തിന് ശേഷമോ അതിന് മുമ്പോ ഇൻവോയ്സ് നൽകണം. സേവനങ്ങളുടെ തുടർച്ചയായ വിതരണമുണ്ടെങ്കിൽ, ഇൻവോയ്സ് നിശ്ചിത തീയതിയിലോ അതിനുമുമ്പോ നൽകണം, അവിടെ കരാറിൽ നിന്ന് പേയ്മെന്റ് തീയതി നിർണ്ണയിക്കാനാകും.
- ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെ തുടർച്ചയായ വിതരണത്തിന്റെയും തുടർച്ചയായ പേയ്മെന്റുകളുടെയും കാര്യത്തിൽ, പേയ്മെന്റ് രസീത് നൽകുന്നതിന് മുമ്പോ അല്ലെങ്കിൽ ഇഷ്യൂ ചെയ്യുന്ന സമയത്തോ ഇൻവോയ്സ് നൽകണം.
3. മൂന്ന് ഇൻവോയ്സ് റൂൾ
സാധനങ്ങളുടെ വിതരണമുണ്ടെങ്കിൽ ട്രിപ്പിൾ ഇൻവോയ്സ് നൽകണം. ഒറിജിനൽ അല്ലെങ്കിൽ ആദ്യ പകർപ്പ് ഉപഭോക്താവിനുള്ളതാണ്, രണ്ടാമത്തെ പകർപ്പ് ട്രാൻസ്പോർട്ടറിനുള്ളതാണ്, മൂന്നാമത്തെ പകർപ്പ് വിതരണക്കാരനാണ്. വിതരണം ചെയ്ത സേവനങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ, ഒരു തനിപ്പകർപ്പ് നികുതി ഇൻവോയ്സ് നൽകണം. യഥാർത്ഥ പകർപ്പ് ഉപഭോക്താവിനുള്ളതാണ്, രണ്ടാമത്തെ പകർപ്പ് സേവന വിതരണക്കാർക്കുള്ളതാണ്.
വിൽപ്പനയ്ക്കുള്ള അംഗീകാരത്തിൽ കൈവശം വച്ചിരിക്കുന്ന വസ്തുക്കളുടെയോ അല്ലെങ്കിൽ റിട്ടേൺ അടിസ്ഥാനത്തിൽ കൈവശം വച്ചിരിക്കുന്ന ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെയോ കാര്യത്തിൽ, ഒരു യഥാർത്ഥ വിതരണം നടക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ചരക്കുകൾ നീക്കംചെയ്യപ്പെടും. അത്തരം സാഹചര്യങ്ങളിൽ, യഥാർത്ഥ വിതരണ സമയത്ത് ഒരു തീയതിയിൽ ഇൻവോയ്സ് നൽകണം. അല്ലെങ്കിൽ വിതരണത്തിന് മുമ്പായി അല്ലെങ്കിൽ സാധനങ്ങൾ നീക്കം ചെയ്ത തീയതി മുതൽ ആറുമാസം വരെ. അത്തരം സാഹചര്യങ്ങളിൽ, വിതരണക്കാരൻ നേരത്തെ വിതരണം ചെയ്ത ചരക്കുകൾക്കെതിരെ പുതുക്കിയ നികുതി ഇൻവോയ്സ് നൽകണം.
4. മറ്റ് തരത്തിലുള്ള ഇൻവോയ്സുകൾ
രജിസ്റ്റർ ചെയ്യാത്ത ഒരു വ്യക്തി, ചരക്കുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ നികുതി നൽകാവുന്നതും ഒഴിവാക്കപ്പെട്ടതുമായ സേവനങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്ക് ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത വിതരണക്കാരൻ വിതരണം ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, അത്തരം എല്ലാ ചരക്കുകൾക്കും സേവനങ്ങൾക്കുമായി വിതരണക്കാരന് “ഇൻവോയ്സ്-കം-ബിൽ” നൽകാൻ കഴിയും. മറ്റ് തരത്തിലുള്ള ഇൻവോയ്സുകൾ ഇവയാണ്:
- വിതരണ ബിൽ: വിതരണക്കാരന് ഉപഭോക്താവിൽ നിന്ന് ജിഎസ്ടി ഈടാക്കാൻ കഴിയാത്തതിനാൽ നികുതി തുകയൊന്നും അടങ്ങാത്ത ബില്ലാണിത്. അടിസ്ഥാനപരമായി, നികുതി ഈടാക്കാൻ കഴിയാത്തപ്പോൾ വിതരണ ബിൽ നൽകും. ഉദാഹരണത്തിന്, ജിഎസ്ടിയിൽ നിന്ന് ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട ചരക്കുകളും സേവനങ്ങളും വിൽക്കുന്ന ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത വിതരണക്കാരൻ. ഒരു കോമ്പോസിഷൻ സ്കീം തിരഞ്ഞെടുത്ത ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത വിതരണക്കാരൻ.
- മൊത്തം ഇൻവോയ്സ്: ഉപഭോക്താവ് രജിസ്റ്റർ ചെയ്യാത്തതും ഒന്നിലധികം ബില്ലുകളുടെ മൂല്യം 200 രൂപയിൽ താഴെയുമാണെങ്കിൽ, വിതരണക്കാരന് ഒന്നിലധികം ഇൻവോയ്സുകൾക്കായി ദിവസേന ഒരു ബൾക്ക് അല്ലെങ്കിൽ മൊത്തത്തിലുള്ള ഇൻവോയ്സ് ഇഷ്യൂ ചെയ്യാൻ കഴിയും.
- ക്രെഡിറ്റ് കുറിപ്പ്: ഇൻവോയ്സിന്റെ മൂല്യം കുറയുമ്പോൾ വിതരണക്കാരൻ ഒരു ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് നൽകുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഇൻവോയ്സിന് ഈടാക്കേണ്ട യഥാർത്ഥ തുകയേക്കാൾ വലിയ നികുതി മൂല്യമോ നികുതി മൂല്യമോ ഉണ്ടെങ്കിൽ. വാങ്ങുന്നയാൾ സാധനങ്ങൾ വിതരണക്കാരന് തിരികെ നൽകുകയും സേവനങ്ങൾ തകരാറിലാണെങ്കിൽ.
- ഡെബിറ്റ് കുറിപ്പ്: ഉപഭോക്താവ് വിതരണക്കാരന് നൽകേണ്ട തുക വർദ്ധിക്കുമ്പോൾ വിതരണക്കാരൻ ഒരു ഡെബിറ്റ് നോട്ട് നൽകുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഇൻവോയ്സിന് ഈടാക്കേണ്ട തുകയേക്കാൾ കുറഞ്ഞ നികുതി മൂല്യമോ നികുതി നൽകേണ്ട മൂല്യമോ ഉണ്ടെങ്കിൽ.
തീരുമാനം
ഒരു ഇൻവോയ്സ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതും വിതരണം ചെയ്യുന്നതും ഏതൊരു ബിസിനസ്സിനും നിർണായകമാണ്, കൂടാതെ ജിഎസ്ടി പാലിക്കുന്നതിന് എല്ലാ നിയമങ്ങളും ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം പരിഗണിക്കണം. ഇൻവോയ്സുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള വളരെ കാര്യക്ഷമമായ ഫോർമാറ്റാണ് എക്സലിലെ ജിഎസ്ടി ഇൻവോയ്സ് ഫോർമാറ്റ്, എന്നാൽ മറ്റ് ഫോർമാറ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഇൻവോയ്സുകൾക്കായി, നിങ്ങൾക്ക് ജിഎസ്ടി ഓൺലൈൻ വെബ്സൈറ്റിൽ പരിശോധിക്കാം അല്ലെങ്കിൽ ജിഎസ്ടി കംപ്ലയിന്റ് ഇൻവോയ്സുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന പ്രക്രിയയെ മിക്കവാറും യാന്ത്രികമാക്കുന്ന ഇൻവോയ്സ് സോഫ്റ്റ്വെയറിന്റെ സഹായം സ്വീകരിക്കാം.