Интегрисани информациони систем финансијског управљања (ИФМИС) је онлајн портал где добављачи могу да обављају различите процесе набавке укључујући тендере, реквизиције, плаћања и проверу обавештења о додели тендера. Модул е-набавке ИФМИС-а има за циљ да побољша транспарентност и одговорност у процесу набавке од планирања набавке, реквизиције, набавке и до плаћања, чиме се осигурава да се јавна набавка роба и услуга врши поштено, правично, отворено, конкурентно и на економичан начин. начин свих државних наручилаца. Ове могућности укључују приступ владиним тендерима АГПО-а, јавне радове, консултантске услуге и снабдевање робом између осталог.
Ако је ваше предузеће / компанија у власништву младих, жена и особа са инвалидитетом, а желите да лицитирате за државне тендере, требат ће вам АГПО сертификат. Програм АГПО има за циљ оснаживање младих, жена и особа са инвалидитетом пружајући им више могућности да послују са владом, у складу са законским захтевом да се 30% могућности државних набавки издвоји посебно за предузећа у власништву ових група. Те могућности укључују приступ тендерима за АГПО, јавне радове, консултантске услуге и испоруку добара, између осталог.
Како функционира ИФМИС
Овако функционише ИФМИС систем.
а. Тендерски поступак
- Одељење за кориснике покреће процедуре набавке постављањем захтева за одређене залихе.
- Рачуновође проверавају да ли су средства доступна у књизи за плаћање робе или услуга и шаље се захтев за одобрење од носиоца овлашћења за стицање трошкова (АИЕ).
- АИЕ прегледава захтев тако што проверава његову валидност за одобрење и обавезује средства у систему, али може одбити, поново доделити или затражити додатне информације
б. Захтев за цитат
- Уз дато одобрење, службеник за набавке креира захтев за понуду из одобреног захтева попуњавањем изабраног метода набавке, детаља линија, контрола и спискова добављача, и шаље понуду шефу набавке на одобрење.
- Шеф ланаца снабдевања прима обавештење, прегледа понуду и одобрава.
- Понуде се затим објављују добављачу преко портала за добављаче. Добављач такође прима обавештења од јединице за набавку преко Портала за добављаче у Кенији пре дана затварања.
- Систем аутоматски блокира добављаче да доставе више одговора када истекне време одређено за подношење.
- Комисија за тендерске набавке почиње процес отварања одговора добављача онлајн.
- Тендерска комисија за набавку одлучује коме ће доделити тендер на основу техничке и комерцијалне процене и шаље руководиоцу набавке који одобрава, о чему се обавештава о додели.
ц. Поруџбина
- Од одобрене награде се прави налог и прави се налог за куповину. Главни финансијски службеник верификује рачун наплате и такође одобрава налог, а коначно одобрење врши шеф набавке.
- Добављач прима онлајн поруџбину преко портала за добављаче у Кенији ради потврде. Добављач тада може испоручити робу и/или услуге.
- Инспекцијска комисија прима и прегледа робу и прилаже извештај о инспекцији. Фактура је припремљена да одговара износу поруџбине.
- Прво одобрење фактуре врши носилац АИЕ, а коначно шеф рачуноводства.
- Плаћања добављачу се затим обрађују онлајн путем ЕФТ-а, а средства се преносе на банковни рачун добављача. Обавештење о плаћању се врши преко Портала за добављаче Кеније.
Услови за регистрацију на ИФМИС
Да бисте се регистровали као државни добављач у систему ИФМИС, биће вам потребне оригиналне скениране копије следећих докумената.
- Национална лична карта или пасош.
- Потврда о оснивању или Потврда о регистрацији предузећа.
- Уговор о партнерству ако водите партнерски посао.
- ЦР12 ако водите друштво са ограниченом одговорношћу.
- Потврда о усклађености са порезом.
- Писмо сертификата о усклађености са порезом од Националне грађевинске управе (НЦА).
Како се пријавити на државне тендере у Кенији
За сваког добављача који намерава да послује са владом, он / она мора да се региструје путем портала добављача ИФМИС. Портал делује као директни канал комуникације између добављача и државних наручиоца. Ево корака који ће вас водити.
- Приступите Портал добављача ИФМИС.
- Кликните на „Саморегистрација добављача“.
- Бићете преусмерени на страницу „Саморегистрација на порталу добављача“.
- Наведите податке о вашој компанији, тј. регистарски број компаније и лични идентификациони број/порески број.
- Кликните на „Провери детаље“.
- Ако се подаци о вашој компанији подударају, наставите са пружањем контакт информација.
- Када завршите, кликните на дугме „Пошаљи“.
- Након слања обрасца, добићете имејл са својим корисничким именом, лозинком и статусом одобрења.
- У овом тренутку, спремни сте да се пријавите на ИФМИС Портал за добављаче и лицитирате за отворене тендере.
Како се лицитира за државне тендере у Кенији
Да бисте лицитирали за отворене државне тендере, следите следеће кораке.
- Иди Портал информација о јавним набавкама.
- У оквиру „Тендерс“ отворите падајући мени и изаберите „Опен Тендер Нотицес“.
- Добијте референтни број тендера од стране организације која је објавила тендер.
- Приступите Портал добављача ИФМИС.
- Да бисте се пријавили, користите корисничко име и лозинку послату на вашу е-пошту.
- Кликните на „Извор“.
- У оквиру „Отворени преговори“ отворите падајући мени и изаберите „Број“.
- Унесите референтни број тендера који сте добили од организације која оглашава тендер, а затим кликните на „Иди“.
- Ако сте претходно квалификовани, добићете обавештење од наручиоца у коме се тражи захтев за понуду (РФК).