Το Gmail είναι η πιο χρησιμοποιούμενη πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κόσμο που επιτρέπει στους χρήστες να έχουν όλα τα εργαλεία παραγωγικότητας που χρειάζονται χωρίς να χρειάζεται να κατεβάσουν μια εφαρμογή. Η ποικιλία των λειτουργιών του Gmail διευκολύνει τους χρήστες να είναι παραγωγικοί, ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιούν το Gmail ή το Google Workspace. Ωστόσο, πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να μην καταλαβαίνουν πόσα μπορούν να κάνουν με το Gmail, ειδικά με τα διαθέσιμα εργαλεία του.
Εδώ είναι τα 10 κορυφαία βασικά hacks που πρέπει να γνωρίζετε όταν πρόκειται για τη χρήση του Gmail.
1. Πρότυπα Gmail
Αυτή είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου, ειδικά για επαναλαμβανόμενα email. Για να ρυθμίσετε πρότυπα email, πρέπει να ανοίξετε το Gmail, να κάνετε κλικ στις "Ρυθμίσεις", στη συνέχεια στο "Για προχωρημένους" και στη συνέχεια δίπλα στο "Πρότυπα" κάντε κλικ στο "Ενεργοποίηση". Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα όταν γράφετε ένα email, κάντε κλικ στις 3 στοιβαγμένες κουκκίδες στην κάτω δεξιά γωνία και επιλέξτε "Πρότυπα".
2. Πρόσθετα Gmail
Αυτά τα πρόσθετα Google Workplace έχουν την ικανότητα να αυξάνουν την παραγωγικότητά σας στο δεκαπλάσιο. Μερικά από τα πιο κοινά πρόσθετα στα οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση από το Gmail σας περιλαμβάνουν το πρόσθετο Zoom που σας επιτρέπει να προσθέτετε απρόσκοπτα συνδέσμους βίντεο Zoom στο email σας. το πρόσθετο Mixmax που σας βοηθά να παρακολουθείτε, να προγραμματίζετε και να συγχωνεύετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. και το πρόσθετο Slack που σας επιτρέπει να στέλνετε email στο Slack.
3. Αυξήστε το χρόνο Αναίρεσης αποστολής
Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό χαρακτηριστικό γιατί υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να στείλετε ένα email και να το μετανιώσετε αμέσως. Επομένως, αυτή η δυνατότητα σάς δίνει ένα επιπλέον δευτερόλεπτο για να εντοπίσετε αυτά τα σφάλματα. Για να ρυθμίσετε αυτήν τη λειτουργία, μεταβείτε στις «Ρυθμίσεις» και κάντε κλικ στο «Γενικά» και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο «Αναίρεση αποστολής» και κάντε κλικ στην «Αποθήκευση».
4. Επισυνάψτε αρχεία από το Google Drive
Είναι πολλές οι φορές που θέλετε να επισυνάψετε ένα τεράστιο αρχείο και δεν ξέρετε πώς. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε το αρχείο στο Google Drive και να χρησιμοποιήσετε το εικονίδιο του Google Drive στο Gmail για να επισυνάψετε το αρχείο στο email. Αυτό το hack θα σας βοηθήσει να αποφύγετε ερωτήσεις όπως "πού είναι πάλι αυτό το αρχείο;" Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, δημιουργήστε ένα πρόχειρο email και κάντε κλικ στο εικονίδιο του Google Drive που βρίσκεται στο κάτω μέρος του πεδίου email και επισυνάψτε το αρχείο.
5. Προγραμματισμός email
Θέλετε να φαίνεστε υπέροχοι και ακριβείς σε όποιον στέλνετε email; Αυτή είναι η δυνατότητα για εσάς επειδή μπορείτε να προγραμματίσετε εκ των προτέρων τα email σας έτσι ώστε να αποστέλλονται αυτόματα ακόμα και όταν δεν είστε συνδεδεμένοι. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να κάνετε κλικ στο κάτω βέλος στο κουμπί "Αποστολή" και, στη συνέχεια, να προγραμματίσετε την αποστολή του email όταν βολεύει.
6. Χρησιμοποιήστε ψευδώνυμα για να αποτρέψετε ανεπιθύμητα μηνύματα
Την επόμενη φορά που θα εγγραφείτε για κάτι, δημιουργήστε ένα ψευδώνυμο που θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα των ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εγγραφείτε στο Spotify και το email σας είναι "coolperson at gmail dot com", μην το χρησιμοποιήσετε για να εγγραφείτε. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε το "coolperson+spotify στο gmail dot com" για να εγγραφείτε στην πλατφόρμα. Θα συνεχίσετε να λαμβάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε να τα φιλτράρετε στον δικό τους φάκελο.
7. Δημιουργήστε τη δική σας υπογραφή
Σε όλους μας αρέσει να αφήνουμε μια εντύπωση ακόμα κι αν είναι μέσω email. Το Gmail σάς δίνει την ευκαιρία να κάνετε εξαιρετική εντύπωση με μια ισχυρή υπογραφή, προσθέτοντας στοιχεία επικοινωνίας, χρήσιμους συνδέσμους, τίτλο, ακόμα και μια εικόνα, αμέσως μετά το περιεχόμενο του email σας. Για να ρυθμίσετε αυτήν τη λειτουργία, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στις "Ρυθμίσεις", στη συνέχεια να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Γενικά" πριν μετακινηθείτε προς τα κάτω στην "Υπογραφή", όπου θα χρειαστεί να πατήσετε "Δημιουργία νέου" και να δημιουργήσετε τη δική σας υπογραφή.
8. Συντομεύσεις πληκτρολογίου Gmail
Αυτό το hack έχει την ικανότητα να αυξήσει την ταχύτητα με την οποία γράφετε τα email σας κατά 10 φορές. Όλοι αγαπάμε τις συντομεύσεις και επομένως αυτό το hack θα είναι χρήσιμο για όποιον στέλνει τεράστιους όγκους email κάθε μέρα. Για να το ρυθμίσετε, μεταβείτε στις "Ρυθμίσεις" και κάντε κλικ στο "Γενικά" πριν ενεργοποιήσετε τις "Συντομεύσεις πληκτρολογίου" και μεταβείτε στην υπερταχεία.
9. Σύνθετη αναζήτηση Gmail
Πόσες φορές έχετε ψάξει για ένα αρχείο από το Gmail σας με μικρή επιτυχία; Λοιπόν, η λειτουργία "Σύνθετη αναζήτηση Gmail" είναι αυτό που χρειάζεστε κάθε φορά που νιώθετε ότι ένα αρχείο έχει εξαφανιστεί από πάνω σας. με αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε εύκολα να φιλτράρετε τα αποτελέσματα αναζήτησης κατά τον αποστολέα, τον παραλήπτη, τις ημερομηνίες, τα θέματα, το κύριο κείμενο και τις ετικέτες, μεταξύ άλλων χαρακτηριστικών του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην χάσετε ποτέ ξανά ένα email.
10. Αναβάλετε το Gmail σας
Υπάρχουν φορές που λαμβάνετε ένα email, αλλά δεν είστε σε θέση να απαντήσετε αμέσως. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αναβολής για να σας βοηθήσει να θυμάστε το email, ώστε να μπορείτε να απαντήσετε σε αυτό. Για να ρυθμίσετε αυτήν τη δυνατότητα, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρολόι" στα εισερχόμενά σας και επιλέξτε "Ώρα & Ημερομηνία". Μόλις ορίσετε την ώρα και την ημερομηνία, το email σας θα εμφανιστεί ξανά κατά τη διάρκεια αυτού του παραθύρου.