Από τη σκοπιά ενός παρευρισκόμενου, η καλύτερη εκδήλωση είναι πάντα κάτι που εκτελείται απρόσκοπτα, χωρίς προβλήματα ή καθυστερήσεις. Ο προγραμματισμός εταιρικών εκδηλώσεων μπορεί να πάρει πολλή ενέργεια, επομένως όχι μόνο πρέπει να είστε αποτελεσματικοί, αλλά πρέπει επίσης να είστε συνεπείς. Για τους προγραμματιστές εκδηλώσεων, ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε συνέπεια με την εργασία σας είναι μέσω της διαχείρισης έργου.
Όπως η εγκατάσταση ενός κτιρίου ή ο σχεδιασμός δρόμων, η διαχείριση έργου συμπληρώνει τον προγραμματισμό εκδηλώσεων με κάθε δυνατό τρόπο. Αν θέλετε να γίνετε καλύτερος προγραμματιστής εκδηλώσεων, υπάρχουν αρχές διαχείρισης έργου που θα θέλατε να υιοθετήσετε. Θα σας δώσουν το πλεονέκτημα που χρειάζεστε για να κάνετε κάθε εκδήλωση ένα επιτυχημένο έργο.
1. Γνωρίζοντας τους στόχους και τους στόχους σας
Είναι εύκολο να ξεχάσουμε ότι οι σχεδιαστές εκδηλώσεων και οι διαχειριστές έργων είναι σχεδόν ίδιοι. Ασχολούνται με δύο διαφορετικούς τύπους έργων, αλλά ακολουθούν την ίδια μάντρα όταν πρόκειται για την ολοκλήρωση. Μεταξύ των πιο σημαντικών αρχών διαχείρισης έργου για τους σχεδιαστές εκδηλώσεων και για τους δύο είναι να γνωρίζουν πώς να προσδιορίζουν τους στόχους της εκδήλωσης. Όταν πρόκειται για μια υβριδική προσέγγιση διαχείρισης έργου, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποιες είναι οι προσδοκίες των πελατών. Αυτές οι προσδοκίες γίνονται οι στόχοι του έργου, καθώς η επίτευξη αυτών των στόχων θα σας βοηθήσει να έχετε μια ιδέα για την κατεύθυνση που πρέπει να ακολουθήσετε.
Κάθε εκδήλωση έχει απτές και άυλους στόχους και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε τσεκάρει όλα τα πλαίσια. Οι απτές στόχοι αναφέρονται σε μετρήσιμα αποτελέσματα για την εκδήλωση, από τον αριθμό των συμμετεχόντων έως το x ποσό δωρεών. Οι άυλοι στόχοι περιλαμβάνουν την ευτυχία των επισκεπτών, την αύξηση της ευαισθητοποίησης ή την απόκτηση περισσότερων προσλήψεων. Να θυμάστε πάντα ότι οι απτοί και άυλοι στόχοι πάνε χέρι-χέρι. Τα άυλα στοιχεία οδηγούν πάντα απτούς στόχους, οπότε αν εστιάσετε στην εκπλήρωση των άυλων, πιθανότατα θα επιτύχετε τους στόχους σας.
2. Βελτιστοποίηση της διαδικασίας προγραμματισμού σας
Ο προγραμματισμός εκδηλώσεων είναι μια σχεδόν ατελείωτη σειρά από φαινομενικά απεριόριστες εργασίες που συμβαίνουν ταυτόχρονα. Με αυτά τα λόγια, κάθε ομάδα πρέπει να εξετάζει τις παραμέτρους εργασιών, να επιλέγει ποιες εργασίες θα δώσει προτεραιότητα και να τις ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να κάνετε τη διαδικασία σχεδιασμού της ομάδας σας πολύ πιο αποτελεσματική. Για αρχή, χρησιμοποιήστε προγράμματα παρακολούθησης έργων για να δείτε πού βρίσκονται όλοι.
Ένας καλός ανιχνευτής έργου θα σας πει πού βρίσκεται κάθε μέλος της ομάδας σας, πώς τα καταφέρνει με τις εργασίες του και θα σας βοηθήσει να κλιμακώσετε τις ροές εργασίας πολύ πιο εύκολα. Ο σχεδιασμός, η παρακολούθηση και η παράδοση κάθε εργασίας βασίζεται σε κάθε μέλος που κάνει τη δουλειά του, επομένως ένας ιχνηλάτης θα πρέπει να είναι χρήσιμος. Θα θέλατε επίσης να αναπτύξετε ένα σχέδιο επικοινωνίας σε κάθε στάδιο μιας εκδήλωσης.
Πρέπει να μιλήσετε με την ομάδα σας κατά το στάδιο του σχεδιασμού, καθώς και να επικοινωνήσετε με τους βασικούς ενδιαφερόμενους σχετικά με την πρόοδό σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποτρέψετε τυχόν απότομες αλλαγές, ακόμη και πιθανά λάθη. Η κοινοποίηση κάθε λεπτομέρειας της συνάντησης στο προσωπικό και στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων μπορεί επίσης να βοηθήσει στη δημιουργία διαφημιστικής εκστρατείας στην ομάδα. Επιπλέον, μπορείτε να επαληθεύσετε τις τεχνολογικές σας ανάγκες, καθώς και οποιονδήποτε τρόπο να επιταχύνετε τις τρέχουσες εργασίες σας.
3. Γνωρίζοντας το κοινό-στόχο σας
Η γνώση του κοινού ή/και του πελάτη σας είναι μια αρχή που πρέπει να κατανοήσει κάθε προγραμματιστής εκδηλώσεων. Είτε πρόκειται για μια συναυλία, μια συνάντηση, ένα συνέδριο ή ένα πάρτι, είναι σημαντικό να καταλάβετε για ποιον κάνετε την παραγωγή αυτής της εκδήλωσης. Εβδομάδες ή ακόμα και μήνες προγραμματισμού του έργου δεν έχουν σημασία αν οι συμμετέχοντες μισούν την εκδήλωση. Μάθετε ποιος θα παρευρεθεί στην εκδήλωση και το κοινό-στόχο της. Η γνώση του κοινού-στόχου σας μπορεί να βοηθήσει στην προώθηση του προγραμματισμού, ο οποίος θα βελτιστοποιήσει τη διαφημιστική εκστρατεία και τον ενθουσιασμό του κοινού.
Σχεδόν κάθε εκδήλωση, εκτός από μερικά, δεν θέλει νεκρό αέρα, επομένως η επιλογή δραστηριοτήτων θα πρέπει να κάνει την όλη διαδικασία λιγότερο περίπλοκη. Το κοινό-στόχο σας θα οδηγήσει επίσης στη διαδικασία μάρκετινγκ για την εκδήλωση. Οι επίδοξοι συμμετέχοντες θα γνωρίζουν από την πρώτη στιγμή εάν μια προγραμματισμένη εκδήλωση δεν είναι για αυτούς, επομένως φροντίστε να προσαρμόσετε τα υλικά μάρκετινγκ για το κοινό που θέλετε. Να θυμάστε ότι το κοινό θα ψηφίσει με το πορτοφόλι του, επομένως βοηθάει η γνώση του.
4. Το να είσαι αληθινός ηγέτης
Οι περισσότεροι επιτυχημένοι διαχειριστές έργων έχουν την αυτοπεποίθηση να ηγηθούν των ομάδων τους. Ξέρουν πώς να βελτιώσουν το ηθικό της ομάδας με καλά νέα και πώς να χρησιμοποιούν τα κακά νέα ως κίνητρο για να ολοκληρώσουν τα γεγονότα. Η ηγεσία και η αυτοπεποίθηση είναι απαραίτητα και οι προγραμματιστές εκδηλώσεων πρέπει να κατανοήσουν πώς να αποπνέουν αυτά τα χαρακτηριστικά. Ας είμαστε ξεκάθαροι με ένα πράγμα: δεν είναι όλοι οι προγραμματιστές εκδηλώσεων γεννημένοι ηγέτες.
Αν και δεν κόβονται όλοι από το ίδιο ύφασμα, υπάρχει ένας τρόπος για τους προγραμματιστές εκδηλώσεων να οικοδομηθούν ως ηγέτες: εμπιστοσύνη. Η εμπιστοσύνη στον εαυτό σας, την αποστολή της εκδήλωσής σας, την ομάδα σας και τους στόχους σας μπορεί να κάνει μια εκδήλωση πολύ διαφορετική από ό,τι θα έπρεπε. Έχετε ένα όραμα και γνωρίζετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία σας. Περικυκλώστε τον εαυτό σας με ανθρώπους που μπορούν να καλύψουν τα αδύνατα σημεία σας και αυτούς στους οποίους μπορείτε να βασιστείτε.
Να είστε αισιόδοξοι και να βρίσκετε πάντα τρόπο να επιλύσετε ένα θέμα. Να είστε αποφασιστικοί αλλά δυναμικοί, καθώς οι καλύτεροι ηγέτες γνωρίζουν πότε είναι η κατάλληλη στιγμή να πιέσουν την ομάδα τους. Μην ξεχάσετε να δείξετε την ευγνωμοσύνη σας και στην ομάδα σας. Θέλετε να ηγηθείτε, όχι αφεντικό στους ανθρώπους γύρω σας. Θέλετε να είστε εκεί για να κατευθύνετε την ομάδα σε επιτυχημένες εκδηλώσεις, το να δείχνετε ευγνωμοσύνη κάνει την ομάδα σας να ανταποκρίνεται περισσότερο στις ενθαρρύνσεις και τις κριτικές.
5. Μετριασμός κινδύνου και σχεδιασμός για απρόοπτα
Οι σπουδαίοι διαχειριστές έργων είναι ειδικοί στην αναζήτηση δυνατοτήτων κινδύνου και στον μετριασμό τους. Η αποκοπή του προβλήματος στη ρίζα είναι απαραίτητη για τους διοργανωτές εκδηλώσεων. Θυμηθείτε, οτιδήποτε μπορεί να πάει στραβά θα πάει στραβά, ειδικά σε μια εκδήλωση. Το μόνο που χρειάζεται είναι να έχουμε το κατάλληλο απρόβλεπτο για αυτό και να βεβαιωθούμε ότι όλα κυλούν ομαλά. Φροντίστε να λάβετε υπόψη πιθανά προβλήματα και παρέχετε στην ομάδα σας ένα αντίγραφο του σχεδίου έκτακτης ανάγκης σας. Αυτό επιτρέπει στην ομάδα σας να μοιραστεί το φορτίο σας και να βεβαιωθείτε ότι ολόκληρο το συμβάν δεν στηρίζεται στους ώμους σας.
Η επικοινωνία και η συνεργασία είναι το παν, οπότε αφήστε τον καθένα να γνωρίζει τους ρόλους του. Αφιερώστε έναν προϋπολογισμό για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και ελέγξτε τα πάντα μια εβδομάδα πριν, τρεις ημέρες πριν, μια μέρα πριν και λίγες ώρες πριν από την εκδήλωση. Για κρίσιμα στοιχεία της εκδήλωσης, όπως εξοπλισμός, βεβαιωθείτε ότι έχετε ανταλλακτικά και ανταλλακτικά. Έχετε σαφείς οδηγίες για την προμήθεια και δείτε αν υπάρχει τρόπος να έχετε κάποιον σε αναμονή.
Η κατώτατη γραμμή
Οι αρχές διαχείρισης έργου και σχεδιασμού εκδηλώσεων είναι σχεδόν οι δύο όψεις του ίδιου νομίσματος. Καθώς αρχίζετε να ορίζετε τους στόχους σας και να δημιουργείτε στόχους με κάθε εκδήλωση, θέλετε να διατηρήσετε αυτές τις αρχές έτοιμες για να σας βοηθήσουν να ηγηθείτε. Ακολουθήστε τις αρχές που επισημαίνονται παραπάνω για να σας δώσουν μια ρεαλιστική προοπτική για το πώς θα πάει η εκδήλωσή σας. Αυτά θα σας δώσουν μια καλή βάση για τα αποτελέσματα της εκδήλωσης και πώς μπορείτε να την κάνετε επιτυχημένη κάθε φορά.