Η περικοπή κόστους είναι η διαδικασία μείωσης των περιττών δαπανών για να αυξηθεί το τελικό αποτέλεσμα. Οι μεθοδολογίες και τα αποτελέσματα διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση. Ωστόσο, η αποτελεσματική μείωση του κόστους είναι μια δυναμική, συνεχής και αντανακλαστική διαδικασία. Οι επιχειρήσεις είναι ρευστές και η μείωση του κόστους πρέπει να ακολουθήσει το παράδειγμά τους. Όμως, κατά τη διάρκεια μιας οικονομικής κρίσης, οι επιχειρήσεις πρέπει να λάβουν πολύ δραστικά μέτρα για να παραμείνουν στη ζωή. Οι απολύσεις, μόνιμες και προσωρινές, είναι αναπόφευκτες και απαραίτητες για να επιβιώσουν. Ωστόσο, υπάρχουν σημαντικοί τομείς που πρέπει να αντιμετωπιστούν ειδικά σε δύσκολες οικονομικές περιόδους.
1. Κατανοήστε τη μεγάλη εικόνα και τις δεσμεύσεις σας
Ποια θα είναι η μελλοντική ταμειακή ροή σας; Αυτό είναι το θέμα. Κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει ένα μοντέλο όπου μπορείτε να προσομοιώσετε σενάρια για να κατανοήσετε πώς θα είναι οι ταμειακές ροές σας στο μέλλον. Τι είναι εξασφαλισμένο; Τι μπορείτε να σχεδιάσετε; Η κατανόηση αυτού θα αποτελέσει τη βάση για την κατανόηση του τρόπου διαχείρισης της βάσης του κόστους σας. Μέρος αυτής της αξιολόγησης είναι να κατανοήσετε τις δεσμεύσεις σας. Πρέπει να καταλάβετε πού βρίσκεστε και ποια ευελιξία έχετε. Εντοπίζοντας γρήγορα τις δεσμεύσεις της επιχείρησής σας, μπορείτε να στοχεύσετε το κόστος που μπορεί να περικοπεί ή να μειωθεί.
2. Διαχειριστείτε τις άμεσες δαπάνες σας
Η διαχείριση των άμεσων δαπανών είναι φυσικά διαφορετική από την έμμεση, καθώς επηρεάζει τον πελάτη σας και επομένως έχει πολύ μεγαλύτερη εστίαση εντός της εταιρείας. Η διαχείριση των άμεσων δαπανών σας θα επηρεάσει το πόσο ανταγωνιστικοί είστε στην αγορά, καθώς και θα δημιουργήσει τη φήμη σας στον κλάδο. Επίσης, η διαχείριση των άμεσων δαπανών επηρεάζει άμεσα τα περιθώρια κέρδους σας και θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή ανά πάσα στιγμή. Μερικές συμβουλές για τη βελτίωση του ελέγχου των άμεσων δαπανών:
- Χρησιμοποιήστε προϋπολογισμούς και παρακολουθήστε τους: Βεβαιωθείτε ότι οι προϋπολογισμοί έχουν ρυθμιστεί με τον τρόπο που χειρίζεστε την επιχείρησή σας.
- Εξασφαλίστε καλές διαδικασίες προμήθειας: Μια διαδικασία έγκρισης βοηθά στην αποφυγή δαπανηρών λαθών. Οι πελάτες σας δεν θα είναι διατεθειμένοι να πληρώσουν για τα λάθη σας.
- Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για να υποστηρίξετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους: Οι μη αυτόματες διαδικασίες εργασίας είναι χρονοβόρες – χρησιμοποιήστε το χρόνο σας σε δραστηριότητες που προσθέτουν αξία.
- Χειριστείτε τις αλλαγές επαγγελματικά: Οι αλλαγές στην αγορά συχνά οδηγούν σε αλλαγές στις απαιτήσεις από τους πελάτες. Εφαρμόστε σταθερές ρουτίνες και συστήματα για να χειριστείτε τις αλλαγές, ώστε να μην καταλήξετε να επιβαρυνθείτε με το κόστος για την αλλαγή του πεδίου εφαρμογής του πελάτη.
3. Αποφύγετε τις περιττές έμμεσες δαπάνες
Οι έμμεσες δαπάνες είναι συχνά αποτέλεσμα πολύ αποκεντρωμένων διαδικασιών, κάτι που είναι φυσικό. Ως αποτέλεσμα, οι περισσότερες εταιρείες αντιμετωπίζουν περιττές έμμεσες δαπάνες. Πολλές εταιρείες μπορούν να έχουν μεγάλες δυνατότητες μείωσης του κόστους στις έμμεσες δαπάνες τους. Μερικές συμβουλές για την καλύτερη διαχείριση των έμμεσων δαπανών:
- Κατηγοριοποίηση κόστους: Εστιάστε στις πιο σημαντικές κατηγορίες κόστους. Τι είναι το πάγιο κόστος και τι το μεταβλητό; Διαπραγματευτείτε και συγκεντρώστε αγορές για τους προτιμώμενους προμηθευτές σας. Μάθετε τους αριθμούς σας πριν ξεκινήσετε τις διαπραγματεύσεις.
- Διευκολύνετε τη σωστή αγορά: Δώστε στους υπαλλήλους σας εύκολη πρόσβαση σε προτιμώμενους προμηθευτές και είδη.
- Εξασφαλίστε αποτελεσματικές ρουτίνες έγκρισης αγορών: Οι έμμεσες δαπάνες είναι συχνά αγορές υψηλής συχνότητας μικρότερων ποσών. Με αργές και αναποτελεσματικές ρουτίνες έγκρισης διατρέχετε τον κίνδυνο οι άνθρωποι να μην ακολουθούν τις πολιτικές της εταιρείας.
4. Χρησιμοποιήστε προϋπολογισμούς και παρακολουθήστε το κόστος
Ο προϋπολογισμός είναι ζωτικής σημασίας για τον έλεγχο του κόστους και θα πρέπει πάντα να αποτελεί τομέα εστίασης για τις εταιρείες. Ωστόσο, οι προϋπολογισμοί έχουν σημασία μόνο εάν παρακολουθείτε το κόστος και τις δεσμεύσεις. Πάρα πολλές εταιρείες ορίζουν προϋπολογισμούς και αναλύουν τις δαπάνες τους για προϋπολογισμούς αφού λάβουν τις λογιστικές τους αναφορές. Αφήνοντάς τους να λειτουργούν τυφλά για μεγάλο χρονικό διάστημα. Βήματα για να αποκτήσετε καλύτερο έλεγχο του προϋπολογισμού:
- Λάβετε δεσμεύσεις στον προϋπολογισμό: Ρυθμίστε τον μαζί με τον υπεύθυνο προϋπολογισμού.
- Δομήστε τους προϋπολογισμούς σας: Μια λογική δομή που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.
- Οι προϋπολογισμοί πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμοι: Η κατάσταση προϋπολογισμού θα πρέπει να είναι εύκολο να βρεθεί.
- Παρακολούθηση κόστους και δεσμεύσεων σε πραγματικό χρόνο: Δεν μπορείτε να ελέγξετε έναν προϋπολογισμό εξετάζοντας μόνο ιστορικά δεδομένα – λάβετε επίσης μια επισκόπηση των μελλοντικών δεσμεύσεων.
- Αναλύστε τις αποκλίσεις: Μάθετε από τις επιτυχίες και τα λάθη σας για νέους προϋπολογισμούς.
Η σωστή χρήση των προϋπολογισμών δεν σας δίνει μόνο έλεγχο κόστους. Το If μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως σταθερός οδηγός για τους υπαλλήλους, με αποτέλεσμα βελτιωμένη ταχύτητα στον οργανισμό σας.
5. Συνεργαστείτε με την κουλτούρα δαπανών της εταιρείας σας
Ορισμένες εταιρείες έχουν ισχυρή κουλτούρα δαπανών και αυτές θα είναι συχνά σε καλύτερη κατάσταση για να χειριστούν δύσκολες οικονομικές στιγμές όπως αυτές που βιώνουμε τώρα. Μια σταθερή κουλτούρα δαπανών είναι ένα μακροχρόνιο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για την εταιρεία σας. Οι δύσκολες στιγμές μπορεί να είναι η τέλεια στιγμή για να εργαστείτε με αυτήν την κουλτούρα, καθώς όλοι κατανοούν τη σημασία των ενεργειών που αναλαμβάνονται. Μερικοί τομείς που αξίζει να εστιάσετε:
- Εστιάστε σε κατηγορίες δαπανών που οι άνθρωποι μπορούν εύκολα να αναγνωρίσουν.
- Εγκαταστήστε σαφείς οδηγίες και όρια δαπανών.
- Εφαρμογή διαδικασιών αγοράς και ροών έγκρισης.
- Προβάλετε το παράδειγμα.
- Βεβαιωθείτε ότι όλα βλέπουν τα αποτελέσματα της δουλειάς που έχει γίνει.
Μια σταθερή κουλτούρα δαπανών είναι απλώς μια ασφάλιση ότι αξιοποιείτε στο έπακρο τους πόρους σας. Είναι ένα μακροχρόνιο όφελος και θα μπορούσε να είναι ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα από το οποίο θα επωφεληθεί ολόκληρος ο οργανισμός σας.
Πάρε μακριά
Η εφαρμογή ισχυρών ρουτινών ελέγχου του κόστους κατά τη διάρκεια μιας οικονομικής κρίσης συνεπάγεται αύξηση των περιθωρίων κέρδους στο μέλλον. Είναι δύσκολο να πούμε πόσο θα διαρκέσει μια κρίση και πώς θα επηρεάσει τις αγορές μακροπρόθεσμα. Η καθιέρωση σταθερών ρουτινών ελέγχου του κόστους είναι απαραίτητη. Πάρτε καλές αποφάσεις από τις οποίες μπορείτε να επωφεληθείτε τα επόμενα χρόνια. Οι αγορές έχουν την τάση να ανακάμπτουν γρήγορα μετά από μια κρίση. Βεβαιωθείτε ότι είστε σε σταθερή θέση όταν συμβεί αυτό.
